Umzugs- und Inbetriebnahmeplanung

Inbetriebnahme- und Umzugsmanagement
– eine komplexe, logistische Herausforderung!

Mit dem Inbetriebnahme- und Umzugsmanagement tritt die Gesamtplanung eines Krankenhausbauprojektes in die entscheidende Phase ein. Jetzt kommt es darauf an, die organisatorischen und technischen Vorgaben erfolgreich in die tägliche Praxis umzusetzen.

Die nachfolgend beschriebene Vorgehensweise wurde von TEAMPLAN aus vielen Jahren Erfahrung entwickelt und immer wieder problemorientiert auf die unterschiedlichen Situationen, oftmals auch ad-hoc, angepasst. Oberste Zielsetzung dabei ist, in einem optimalen Dreiklang die neuen/veränderten organisatorischen Betriebsabläufe, die moderne Haus- und Medizintechnik mit einem sicheren und reibungslosen Logistik- und Patientenumzug effizient und mit geringem Erlösausfall in einen Routinebetrieb zu überführen.

1) Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Beginn der Inbetriebnahme- und Umzugsplanung?
– Voraussetzungen und Bedingungen

Das Inbetriebnahme- und Umzugsmanagement von Krankenhausbauprojekten gliedert sich in die Phasen der Inbetriebnahmeplanung, des Güterumzuges und des Patientenumzugs. Erfahrungsgemäß sollte die konkrete Inbetriebnahmeplanung ca. ein Jahr vor dem Umzugstermin beginnen, damit auftretende Probleme jeglicher Art rechtzeitig gelöst werden können. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen mindestens folgende Voraussetzungen und Bedingungen erfüllt bzw. abgeschlossen sein:

• Baufortschritt – baulicher Fertigstellungstermin steht fest
• Betriebsplanung
• Personalbedarfsplanung
• EDV-Planung

2) Wer ist für das Inbetriebnahme- und Umzugsmanagement verantwortlich?
– Aufbauorganisation

Zur Bewältigung der anstehenden Aufgaben sollte von der Krankenhausleitung eine Inbetriebnahme-Kommission (IBK) berufen werden, die die Planung und Umsetzung der Inbetriebnahme und des Umzugs steuert und überwacht. Die IBK sollte sich aus ständigen Mitgliedern zusammensetzen. Für spezifische Frage- und Problemstellungen können zu den Besprechungen weitere fachkompetente ad hoc-Teilnehmer hinzugezogen werden.

Die IBK tagt regelmäßig, zu Beginn im Abstand von ca. vier Wochen, später alle zwei Wochen. Die Terminabstände werden sich i.d.R. kurz vor den Umzugsterminen verkürzen in Abhängigkeit von der Aufgabenstellung und den zu lösenden Probleme bzw. Entscheidungen.

In nachgeordneter Hierarchiestufe sind je Funktionsbereich Umzugs- und Inbetriebnahmebeauftragte zu bestellen. Sie fungieren als Ansprechpartner für die IBK, leiten Informationen an das Personal weiter, sind im wesentlichen für die Umsetzung der Organisation von Vorbereitungsmaßnahmen verantwortlich und letztendlich auch für die termingerechte Betriebsbereitschaft ihres Bereiches in Zusammenarbeit mit der IBK.

Darüber hinaus sind Personalversammlungen sinnvoll, in denen über den anstehenden Umzug informiert wird und die für jeden die Plattform bieten, Fragen zu stellen. Es tauchen hier oftmals Probleme auf, an die zuvor nicht gedacht wurde bzw. die nicht als problematisch gesehen wurden. Dies ist nutzbringend in zweierlei Hinsicht.

3) Wie ist alles zu organisieren?
– Entwicklung der Konzeption und Einleitung der vorbereitenden Maßnahmen

Sobald die Aufbauorganisation des Inbetriebnahme- und Umzugsmanagement steht, kann mit Einzelmaßnahmen der Inbetriebnahmephase begonnen werden. Die wesentlichen vorbereitenden Maßnahmen bzw. Schritte sind dabei:

• Grundsatzentscheidung zu Inbetriebnahmestufen und Milestones
• Terminmanagement mit Aktivitätencheckliste
• Terminliche Abstimmung der Geräteumsetzungen
• Personalumsetzungskonzept / -einsatzplanung inkl. Change-Management-Prozesse und Coaching im Bedarfsfall anzustoßen
• Überprüfung und Dokumentation der Betriebsorganisation
• Personaleinweisungen und Probeläufe
• Organisation der Notversorgung
• Verwaltungs- und Organisationsanpassungen
• Disposition und Erstbestückung mit Ge- und Verbrauchsmaterial
• EDV-Inbetriebnahme
• Informations- und Marketingmaßnahmen

4) Wie läuft der Güter- und Patientenumzug ab?
– Ablauforganisation

Der Güter- und Patientenumzug sollte in einer straffen Organisation mit eindeutiger und klarer Zuständigkeitsregelung durchgeführt werden. Das Konzept erarbeitet hierzu die IBK. Im nachfolgenden wird auf die Besonderheiten der beiden Umzüge eingegangen.

4.1 Güterumzug
Für den Güterumzug, der sich erfahrungsgemäß über mindestens eine Woche zieht, wird von der IBK ein Leiter des Güterumzugs benannt, der die Gesamtverantwortung für den Güterumzug trägt. Er ist Ansprechpartner bei auftretenden Problemen für die Umzugkoordinatoren der Funktionsbereiche und für die Spedition bzw. die Transportorganisation.

Im Vorfeld zum Güterumzug sind die Umzugsgüter zu erheben und zu kategorisieren. Damit kann die Speditionsleistung ausgeschrieben werden. Die Spedition plant in Absprache mit dem Haus mit diesen Unterlagen den Ablauf des Umzugs sowie die dafür benötigten Personal- und Transportkapazitäten.

Weiterhin sind Richtlinien für den Güterumzug zu erstellen und an die Mitarbeiter zu verteilen. In diesen Richtlinien wird kurz und knapp zu Fragen des Güterumzugs Antwort gegeben (Verpackungsmaterial, Mobiliar, Umzugsetiketten, Termine etc.).

Nach dem Umzug in die neuen Bereiche sind die Altbereiche nicht zu vernachlässigen, auch bezüglich der Verwertung der Altgeräte. Die Mitarbeiter erhalten auch hierzu eine Checkliste über das Verlassen und die Übergabe der Altbereiche, die sich zeitlich in verschiedene Phasen gliedert.

4.2 Patientenumzug
Für den Patientenumzug wird ein Leiter des Patientenumzugs durch die IBK bestimmt. Meistens übernimmt diese Funktion der ärztliche Vertreter der IBK. Zu seinen Kompetenzen und Aufgaben zählen:

• Fachliche Gesamtverantwortung und Notfallversorgung während der Patientenumzüge
• Weisungs- und Entscheidungsbefugnis bei unvorhergesehenen Zwischenfällen
• Überwachung des Patientenumzugs entsprechend dem vorgegebenen Patientenumzugsplan

Unterstützt wird der Leiter des Patientenumzugs durch die Inbetriebnahme- und Umzugsbeauftragten des ärztlichen Dienstes für den jeweiligen Fachbereich. Zusammen mit dem Leiter des Patientenumzugs sind sie für die Steuerung des Patientenumzugs zuständig und fungieren als Ansprechpartner für die Rettungsorganisation und den Krankentransportdienst.

Um den Umzug in möglichst kurzer Zeit mit begrenzter Belastung für die Patienten und das Personal durchführen zu können, wird die Patientenbelegung kurz vor den jeweiligen Umzugsterminen in den betroffenen Fachbereichen reduziert. Durch die Legung der Umzugstage an Wochenenden ist zudem damit zu rechnen, dass vor den Umzugsterminen noch Patienten entlassen werden können. Das Routineprogramm in der OP- Abteilung, in verschiedenen anderen Bereichen sowie in den Ambulanzen wird in der Umzugswoche ebenfalls reduziert bzw. abgesetzt. Aus Gründen einer reibungslosen Inbetriebnahme ist darauf zu achten, dass die Belegung nach der Inbetriebnahme nicht sofort wieder hochgefahren wird.

Patienten, denen ein Umzug nicht zugemutet werden kann oder für die beim Umzug ein erhöhtes Risiko bestehen würde, werden rechtzeitig verlegt.

Am Nachmittag vor dem Patientenumzug sind vorbereitete Patientenumzugslisten auszufüllen und an den Leiter des Patientenumzugs weiterzuleiten. Dieser koordiniert die Listen und legt die terminliche Reihenfolge des Umzugs fest.

Etwa eine Woche vor dem Patientenumzug erhalten alle Patienten bzw. deren Angehörige ein Informationsschreiben über den bevorstehenden Umzug, in dem auf einige zu beachtende Punkte besonders hingewiesen wird. Am Tag vor dem Umzug erhalten die Patienten zudem eine Karte mit ihrer neuen Stationsbezeichnung und Zimmernummer. Dies erleichtert den Besuchern die Suche nach ihren Angehörigen, Bekannten und entlastet zudem das Personal von ständigen Auskunftsfragen.

5) Wann ist das Ziel erreicht?
– Übergang in den Routinebetrieb und Evaluation

Die entscheidende Hürde ist genommen, sobald sich an den Umzugstagen beim Personal und den Patienten die Anspannung löst. Nach unserer Erfahrung hält dieser Motivationsschub noch bis zu drei Wochen an, bevor der Belastungsdruck der Mitarbeiter durch die zwangsläufige Mehrarbeit wieder überwiegt und die Stimmung etwas umschlägt. Wichtig ist in dieser Nachlaufphase, dass die Funktionsbereiche weiterhin betreut werden. Darüber hinaus empfehlen wir in regelmäßigen Abständen (ca. alle 6-8 Wochen) Erfahrungsgespräche mit allen Beteiligten zu organisieren. Diese Besprechungstermine dienen dazu, aus den ersten Erfahrungen die bislang aufgetretenen Störungsfelder oder Verbesserungsanregungen aufzunehmen. Ziel sollte sein, dass sich ca. ein halbes Jahr nach dem Umzug der Routinebetrieb einstellt und die IBK aus ihrer Verantwortung entlassen wird.

 

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